3. Enfoque Sistematico
El concepto de
sistema
pasó a dominar las ciencias, y
principalmente, la
administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar; si
el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso,
en el sistema
circulatorio, en el sistema
digestivo; la sociología habla de sistema social,
la economía
de sistemas
monetarios, la física de sistemas
atómicos, y así sucesivamente. El enfoque
sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que
casi siempre se está utilizando, a veces
inconscientemente.
Cuando hablamos de "sistema" lo podemos definir a través
de muchas connotaciones: un conjunto de elementos
interdependientes e ínteractuantes; un grupo de
unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo
resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades
podrían tener si funcionaran independientemente. El ser
humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número
de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan
de modo coordinado el hombre es
eficaz. Similarmente, se puede pensar que la
organización es un sistema que consta de un
número de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma
manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una
tercera dedicada a las finanzas y
otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en
sí. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son
adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen
eficazmente y logren las utilidades". En fin sistema lo podemos
definir entonces como: "un todo organizado o complejo; un
conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un
todo complejo o unitario". Pero según Bertalanffy, se dice
que sistema es un conjunto de unidades recíprocamente
relacionadas, de donde se deducen dos conceptos: el
propósito (u objetivo) y el
de globalización (o totalidad). Esos dos
conceptos reflejan dos características básicas en un
sistema; veamos a continuación:
- Propósito u objetivo;
Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos.
Las unidades o elementos (u Objetos) , como también las
relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo. - Globalismo o totalidad; todo sistema tiene una
naturaleza
orgánica, por la cual una acción que produzca
cambio en
una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad
producirá cambios en todas las otras unidades de
éste. En otros términos, cualquier
estimulación en cualquier unidad del sistema
afectará todas las demás unidades, debido a la
relación existente entre ellas. El efecto total de esos
cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del
todo al sistema. El sistema siempre reaccionará
globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier
parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto
entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema
sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De
los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan
dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasis.
Donde tenemos que la entropía (2do Principio de la Termodinámica), se interpreta como la
tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la
desintegración; donde se dice que a medida que esta
aumenta, los sistemas se descomponen en estados más
simples. Por ejemplo, si por falta de comunicación o por ignorancia, los
estándares de autoridad,
las funciones, la
jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser
gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la
organización se va reduciendo a formas gradualmente
más simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De
ahí el concepto de
negentropía o sea, la información como medio o instrumento de
ordenación del sistema. Mientras que la homeostasis
significa; equilibrio
dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio
interno frente a los cambios externos del medio
ambiente.
La definición de un sistema depende del interés de
la persona que
pretenda analizarlo. Una organización, por ejemplo, podrá ser
entendida como un sistema o subsistema, o más aun un
supersistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer. Por lo tanto,
es una cuestión de enfoque. Así, un departamento
puede ser visualizado como un sistema, compuesto de varios
subsistemas (secciones o sectores) e integrado en un supersistema
(la empresa), como
también puede ser visualizado como un subsistema compuesto
por otros subsistemas (secciones o sectores), perteneciendo a un
sistema. El término sistema es generalmente empleado en el
sentido de sistema total, pero este se interpreta como los
componentes y relaciones necesarios para la realización de
un objetivo, dado un cierto número de restricciones, donde
este tiene la finalidad de ordenar todos los componentes y
relaciones del sistema, mientras que las restricciones del
sistema son las limitaciones introducidas en su operación
que definen los límites
(fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones
bajo las cuales debe operar; donde podemos observa que los
componentes necesarios para la operación de un sistema
total son llamados subsistemas, los que, a su vez, están
formados por la reunión de nuevo subsistemas más
detallados. Así, tanto la jerarquía de los sistemas
como el número de los subsistemas dependen de la
complejidad intrínseca del sistema total.
Es importante mencionar que los sistemas pueden operar
simultáneamente en serie o en paralelo y que no existen
sistemas fuera de un medio específico (ambiente): los
sistemas existen en un medio y son condicionados por él.
Donde tenemos que el medio (ambiente) es
el conjunto de todos los objetos que, dentro de un límite
específico pueden tener alguna influencia sobre la
operación del Sistema. Otro termino importante es el de
límites
(fronteras) que vienen siendo la condición ambiental
dentro de la cual el sistema debe operar.
A continuación, mencionaremos algunos tipos de sistemas,
donde se puede decir que de ellos existen una gran variedad y una
amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo
con ciertas características básicas; estos
suelen clasificarse:
- En cuanto a su constitución, los cuales pueden
ser:
- Sistemas físicos o concretos; cuando
están compuestos por equipos, por maquinaria y por
objetos y cosas reales. Y pueden ser descritos en
términos cuantitativos de desempeño. - Sistemas abstractos; cuando están compuestos
por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí, los
símbolos representan atributos y objetos, que muchas
veces sólo existen en el pensamiento
de las personas.
En realidad, en ciertos casos, el sistema físico
opera en consonancia con el sistema abstracto; es el ejemplo de
una escuela con sus
salones de clases, pupitres, tableros, iluminación, etc. (sistema físico)
para desarrollar un programa de
educación(sistema abstracto);o un centro de
procesamiento de
datos, en el que el equipo y los circuitos
procesan programas de
instrucciones al computador.
- En cuanto a su naturaleza, los
sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
- Sistemas cerrados; Son los sistemas que no presentan
intercambio con el medio
ambiente que los rodea, pues son herméticos a
cualquier influencia ambiental, estos no reciben ninguna
influencia del ambiente, por otro lado tampoco influyen sobre
el ambiente. No reciben ningún recurso externo y nada
producen la acepción exacta del término. Los
autores han dado el nombre de sistema cerrado a aquellos
sistemas cuyo comportamiento es totalmente
determinístico y programado y que operan con muy
pequeño intercambio de materia y
energía con el medio ambiente. El término
también es utilizado para los sistemas completamente
estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de
una manera peculiar y rígida produciendo una salida
invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como
las máquinas. - Sistemas abiertos; son los sistemas que presentan
relaciones de intercambio con el ambiente, a través de
entradas (insumos) y salidas (productos).
Estos intercambian materia y
energía regularmente con el medio ambiente, suelen ser
eminentemente adaptativos, ya que para sobrevivir deben
reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
Mantienen un juego
recíproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su
estructura
es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se
organiza, aproximándose a una operación
adaptativa (proceso de
aprendizaje
y de auto-organización). Los sistemas abiertos no pueden
vivir aislados, porque estos "mantiene así mismo, un
continuo flujo de entrada y salida, un mantenimiento y sustentación de los
componentes, no estando a lo largo de su vida en un estado de
equilibrio químico y termodinámico, obtenido a
través de un estado firme
llamado homeostasis", por lo que "evitan el aumento de la
entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado decreciente orden y
organización" (entropía negativa). A
través de la interacción ambiental, los sistemas
abiertos" restauran su propia energía y reparan
pérdidas en su propia organización". El concepto
de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de
enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al
nivel de la organización y al nivel de la sociedad, yendo
desde un microsistema hasta un suprasistema en términos
más amplios, va de la
célula al universo.
Es importante acotar, que dentro de los sistemas existen
parámetros los cuales se definen como:
- Entradas; son los ingresos del
sistema que pueden ser recursos
materiales,
recursos
humanos o información. Estas constituyen la
fuerza de
arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas;
y suelen ser: en serie (resultado o la salida de un sistema
anterior con el cual el sistema en estudio está
relacionado en forma directa), aleatoria (al azar, donde el
termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico,
estas representan entradas potenciales para un sistema) y
retroacción ( reintroducción de una parte de las
salidas del sistema en sí mismo.) - Procesamiento; es lo que transforma una entrada en
salida, como tal puede ser una máquina, un individuo,
una computadora,
un producto
químico, una tarea realizada por un miembro de la
organización, etc. En la transformación de
entradas en salidas debemos saber siempre como se
efectúa esa transformación. Con frecuencia el
procesador
puede ser diseñado por el administrador.
En tal caso, este proceso se
denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las
situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el
cual las entradas se transforman en salidas, porque esta
transformación es demasiado compleja. Diferentes
combinaciones de entradas o su combinación en diferentes
órdenes de secuencia pueden originar diferentes
situaciones de salida. En tal caso la función
de proceso se denomina una "caja negra", utiliza para
representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o
cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a
determinadas corresponden determinadas salidas y con ello
poder
inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las
variables
funcionaran en cierto sentido. - Salidas; son los resultados que se obtienen de
procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden
adoptar la forma de productos,
servicios e
información. Las mismas son el resultado del
funcionamiento del sistema o, alternativamente, el
propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de
un sistema se convierten en entrada de otro, que la
procesará para convertirla en otra salida,
repitiéndose este ciclo indefinidamente. - Retroalimentación; La retroalimentación se produce cuando las
salidas del sistema o la influencia de las salidas de los
sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como
recursos o
información. La retroalimentación permite el control de
un sistema y que el mismo tome medidas de corrección
sobre la base de la información
retroalimentada. - Ambiente; es el medio que rodea externamente al
sistema. Un sistema siempre estará relacionado con el
contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores
al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a
su vez el sistema influye, aunque en una menor
proporción, influye sobre el contexto.
4. La organización
como sistema
Una organización es un sistema
socio-técnico incluido en otro más amplio que es la
sociedad con
la que interactúa influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social,
integrado por individuos y grupos de trabajo
que responden a una determinada estructura y
dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan
actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores
comunes. Dentro de los subsistemas que forman una empresa,
tenemos:
- Subsistema psicosocial: está compuesto por
individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema
está formado por la conducta
individual y la
motivación, las relaciones del status y del papel,
dinámica de grupos y los sistemas de
influencia. - Subsistema técnico: se refiere a los
conocimientos necesarios para el desarrollo
de tareas, incluyendo las técnicas
usadas para la transformación de insumos en
productos. - Subsistema administrativo: relaciona a la
organización con su medio y establece los objetivos,
desarrolla planes de integración, estrategia y
operación, mediante el diseño de la estructura y el
establecimiento de los procesos de
control.
Durante la teoría
estructuralista de Taylor, Fayol y
Weber se
estudiaban las organizaciones
como sistemas cerrados, ahora dentro la T.G.S, se enfocan como
sistemas abiertos, ya que estas poseen características
propias de estos sistemas tales como:
- Su comportamiento es probablilistico y no
deterministico, las organizaciones
son sistemas abiertos afectados por cambios producidos en su
ambiente donde existen variables
desconocidas e incontrolables. - Forman parte de una sociedad mayor y están
constituidos por partes menores que guardan una
interdependencia entre si. - Poseen un estado de equilibrio (Homeostasis) y una
propiedad de
adaptabilidad (cambios en el sistema, innovación). Donde la homeostasis
garantiza la rutina del sistema y la adaptabilidad lleva a la
ruptura al cambio. - Poseen fronteras o limites mas o menos definidos,
formulan objetivos y se caracterizan por la morfogénesis
(capacidad para modificar sus formas estructurales). Esto lo
puede hacer a través de un proceso cibernético
que es el que le permite a sus miembros comparar los resultados
deseados con los obtenidos y detectar errores que deben
corregirse para modificar la situación.
5. El modelo de
organización bajo enfoque
cibernético
El propósito de la cibernética es desarrollar un lenguaje y
técnicas que nos permitan atacar los
problemas de
control y comunicación en general. Lo que estabiliza
y coordina el funcionamiento de los sistemas complejos como los
seres vivos o las sociedades y
les permite hacer frente a las variaciones del ambiente y
presentar un comportamiento más o menos complejo
es el control, que le permite al sistema seleccionar los ingresos (inputs)
para obtener ciertos egresos (outputs) predefinidos.
La regulación esta constituida por la cibernética es una disciplina
íntimamente vinculada con la teoría general
de sistemas, al grado en que muchos la consideran inseparable
de esta, y se ocupa del estudio de: el mando, el control, las
regulaciones y el gobierno de los
sistemas mecanismos que permiten al sistema mantener su
equilibrio dinámico y alcanzar o mantener un estado. Para
entender la estructura y la función de
un sistema no debemos manejarlo por separado, siempre tendremos
que ver a la Teoría General
de Sistemas y a la Cibernética como una sola disciplina de
estudio.
Dentro del campo de la cibernética se incluyen las grandes
máquinas calculadoras y toda clase de
mecanismos o procesos de
autocontrol semejantes y las máquinas que imitan la vida.
Las perspectivas abiertas por la cibernética y la síntesis
realizada en la comparación de algunos resultados por la
biología y
la electrónica, han dado vida a una nueva
disciplina, la biónica. La biónica es la ciencia que
estudia los: principios de la
organización de los seres vivos para su aplicación
a las necesidades técnicas. Conocer bien al hombre es
facilitar la elección de las armas necesarias
para combatir sus enfermedades. Por tanto, es
natural ver una parte de las investigaciones
orientarse hacia un mejor conocimiento
de los procesos fisiológicos. Ayudándose de la
química y
de la física es
como han podido realizarse grandes progresos. Si quiere proseguir
un mejor camino, debe abrirse mas al campo de la mecánica y más aun al campo de la
electrónica. En este aspecto se abre a la
Cibernética.
Modelos de la organización
- Modelo de katz y kahn
Katz y Kahn desarrollaron un modelo de
organización mas amplio y complejo, mediante la
aplicación de la teoría de
sistemas y la teoría
de organizaciones. Ellos afirmaban que las organizaciones
constituyen una clase o sistema social, el cual a su vez se
considera un sistema abierto (véase la siguiente figura)
ya que posee las siguientes características:
- Importación (entrada); La organización
necesita insumos del ambiente y necesita provisiones de
energía de otras instituciones, personas o medio, que ninguna
estructura social es autosuficiente. Los sistemas sociales
necesitan entradas de producción (importación de energía para lograr
un resultado ) y de mantenimiento (importación de energía para
sostener el sistema). - Transformación; las organizaciones procesan y
transformas sus insumos, en productos acabados. - Exportación (salida); significa exportar sus
productos y resultados al ambiente. - Los sistemas como ciclo que se repiten; las
organizaciones reciclan su información en el transcurso
del tiempo. - Entropía negativa; Reabastecerse de
energía, manteniendo su estructura
organizacional. - Retroalimentación negativa y proceso de
codificación; se busca mantener cierta constancia en el
equilibrio de energía (importación y exportación) con el ambiente para
asegurar su carácter
organizacional y evitar el proceso entropico. - Diferenciación; la organización tiende
a la multiplicación y elaboración de funciones
(roles), lo cual es una tendencia a la elaboración de
una estructura. - Equifinidad; la organización (sistema) puede
alcanzar el mismo estado final por diversos caminos, partiendo
de las condiciones iniciales distintas. - Limites o fronteras; la organización presenta
barreras entre el sistema y el ambiente.
- Modelo Tavistock
Este modelo fue propuesto por sociólogos y
psicólogos del instituto de relaciones
humanas de Tavistock, con base en resultados de investigaciones
realizadas por ellos en minas de carbón inglesas y con
empresas
textiles hindúes.
La organización se concibe como un sistema
sociotécnico. Además de considerarse como un
sistema abierto en interacción constante con su ambiente,
las organizaciones también se plantean como un sistema
sociotécnico estructurado sobre dos
subsistemas:
- El Subsistema Técnico; comprende las tareas
que va a desempeñarse, las instalaciones físicas,
el equipo y los instrumentos utilizados, los servicios y
las técnicas operativas, el ambiente físico y la
manera como esta dispuesto, así como la duración
de las tareas. En resumen el subsistema técnico cubre la
tecnología, el territorio y el tiempo.
Además es responsable de la eficacia
potencial de la organización. - El Subsistema Social; comprende el individuo sus
características físicas y psicológicas,
las relaciones entre los individuos encargados de la
ejecución de la tarea, así como las exigencias de
su organización, tanto formal como informal en la
situación del trabajo. El subsistema social transforma
la eficacia
potencial en eficacia real.
El enfoque sociotécnico concibe la
organización como una combinación de subsistema
técnico (exigencias de tarea, ambiente físico y
equipo disponible) y un subsistema social ( sistema de relaciones
entre quienes realizan la tarea).
El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque
sociotécnico parte del supuesto que la
organización: importa ( adquisición de materia prima
); conversión( transforma las importaciones en
exportaciones) y
exporta (ubicación de los resultados de la
importación y exportación). El enfoque
sociotécnico adopta el modelo básico
Importación – Conversión – Exportación
derivado de la teoría de sistema
La palabra contingencia significa algo incierto o
eventual que puede suceder o no, suele representar una
proposición cuya verdad o falsedad puede conocerse por la
experiencia o la razón. Esta se fundamenta en
que:
- No existe un modelo organizacional, único y
exclusivo para organizar- existe dependencia del ambiente
externo, la variación en el medio ambiente y la tecnología influyen en la
variación de las estructura
organizacional. - la variación en el medio ambiente y la
tecnología influyen en la variación de la
estructura organizacional.
Hoy en día se afirma, que la Teoría
Contingencial marca una nueva
pauta en la Teoría general de la
Administración (TGA), dejando atrás algunos
planteamientos pero que de una u otra manera contribuyeron al
surgimiento de esta. Veamos a continuación algunas de esas
teorías:
- La Teoría Clásica; concebio la
organización como un sistema cerrado sin conexión
con su ambiente exterior. - La Teoría de las Relaciones
Humanas; comprende un enfoque hacia el ambiente interno- lo
que era valido para una organización humana era valido
para las demás. - La Teoría de la Burocracia
(Max Weber);
solo se preocupo por los aspectos internos y formales de un
sistema cerrado, sin la participación
individual. - La Teoría Estructuralista; aqui se hace el
primer enfoque en la interacción
organización-ambiente y se ve la organización
como un sistema abierto. - La Teoría de
Sistemas; es donde surge la preocupación por la
creación de modelos
abiertos mas o menos definidos que interactúan en forma
dinámica con el ambiente.
Todas estas teorías
recogen planteamientos que dan pie al nacimiento de la
Teoría Contingencial donde se observan las organizaciones
de adentro hacia fuera, aquí son los factores externos los
que condicionan las características organizacionales
(culturales, políticos, económicos, sociales
etc.)
Origenes de la Teoria Contingencial
Esta nace a partir de una serie de estudios para verificar si las
organizaciones eficaces de determinadas industrias
seguían los supuestos de la teoría clásica (
la división del trabajo, la amplitud del control y la
jerarquía de autoridad),
tales como:
- Investigación de Chandler:
Este baso sus investigaciones en grandes organizaciones
norteamericanas; la estructura organizacional de las grandes
empresas
estuvo determinada de forma gradual por su estrategia de
mercadeo y
determino que estas pasaron por un proceso histórico que
comprende tres fases:
- Acumulación de Recursos; las empresas
preferían ampliar sus instalaciones de producción
antes de organizar una red de distribución. - Racionalización del Uso de Recursos; las
empresas integradas de esta manera hubo que reorganizarlas, se
requería que los costos se
mantuvieran estables a través de la creación de
una estructura funcional, con clara definición de
línea de autoridad y de comunicación. Las
utilidades dependían de la racionalidad de la empresa y su
estructura debía adecuarse a las variaciones del
mercado.Continuación del Crecimiento;
debido a lo mencionado anteriormente las utilidades bajaron, el
mercado se
fue saturando, se redujeron las posibilidades de disminuir mas
los costos, de
allí surgió la necesidad de diversificar y buscar
nuevos productos y mercados. - Racionalización del Uso de Recursos en
Crecimiento; estrategia de mercado para abarcar nuevas
líneas de productos y nuevos mercados, (
nueva estructura de división por departamentos, de
allí la necesidad de una buena aplicación de
recursos en crecimiento.
Con estas investigaciones se afirmaba que " el cambio
ambiental es el factor principal en la escogencia de la
estructura adecuada"
- Investigación de Burns y Stalker
Realizaron estudios a veinte empresas inglesas, para
realizar la relación existente entre las practicas
administrativas y el ambiente externo de esas industrias;
determinando que existían dos sistemas organizativos (
mecanicista y orgánico ), los cuales describimos a
continuación:
- El Mecanicista: los individuos se desempeñaban
en sus tareas como si estas fueran distintas a las tareas
reales de la compañía, se decía que la
forma mecanicista de organización funciona en
condiciones ambientales estables - EL Orgánico: estos sistemas se adaptan a
condiciones inestables, aquí la forma orgánica se
adapta en condiciones ambientales de cambio e innovación.
Con estas investigaciones se determino que el ambiente
determina la estructura y funcionamiento de las
organizaciones.
- Investigaciones de Lawrence y Lorsch
Su investigación se realizo en 10 empresas
en tres diferentes medios
industriales: plásticos, alimentos
empacados y recipientes. En su teoría coinciden que
los problemas
en las organizaciones son la ( diferenciación e
integración), diferenciación
porque existe una subdivisión en subsistemas o
departamentos en los que cada cual se desempeña en una
tarea especializada y un contexto ambiental también
especializado e integración porque mientras mas
diferenciada es una organización mas difícil es
lograr la integración ( la utilización de
soluciones
es mas simple). Después de esta investigación los autores coinciden que
no existe una manera absoluta de organizar, se depende de las
condiciones ambientales( Teoria Contingencial).Tomo para su estudio 100 firmas de diferentes tipos
de negocio y las dividió en tres diferentes tipos de
tecnología de producción, que mencionamos a
continuación:- Producción Unitaria o de Taller; se
producen unidades o pequeñas cantidades; el proceso
productivo es menos estandarizado, ( aeronaves y
navíos ). - Producción en Masa o Mecanizada; se
produce y fabrica en gran cantidad , los obreros operan
maquinas que pueden realizar varias operaciones
sobre el producto
( automóviles). - Producción en Serie o Automatizadas; la
participación humana es mínima.
Existía un proceso continuo ( refinerías de
petróleo, producción química, siderurgica).
- Producción Unitaria o de Taller; se
- Investigaciones de Joan Woodward
La conclusión de este investigador se afianzaba
en que. la tecnología adoptada por la empresa es la
que determina su estructura y comportamiento
organizacional.
Evaluación Critica de la Teoría
Contingencial
Busca comprender las relaciones que se establecen dentro de los
subsistemas y las organizaciones y su ambiente. Esta orientada a
sugerir diseños organizacionales apropiados para
situaciones especificas. Se decía que:
- No existe una mejor manera de administrar u organizar
se depende del ambiente. - El administrador
debe desarrollar habilidades de diagnostico para tener la idea
precisa en el momento preciso. - La falta de consonancia entre una organización
y su ambiente, conduce a la ineficiencia.
En fin, el enfoque contingencial se basa en los enfoque
de otras teorías y las criticas de cada una de ellas para
demostrar que nada es absoluto. No existe un método
optimo para las organizaciones cada una se adapta al que le
proporcione mejor resultado.
- La teoría (x) y la teoría (y) no son
dos teorías sino dos extremos
administrativos. - El modelo mecanicista y el orgánico no son
antagónicos, sino dos extremos de variedades de modelos
organizacionales.
El punto de vista de contingencia de las organizaciones
y su administración propone que una
organización es un sistema compuesto por subsistemas y
delimitado por límites identificables con respecto al
suprasistema que lo rodea. El punto de vista de la contingencia
busca entender las interrelaciones dentro y entre los
Subsistemas, así como dentro de la organización y
su medio ambiente, definir los esquemas de relaciones o
configuraciones de variables. Subraya la naturaleza multivariable
de las organizaciones y trata de entender en que forma operan
bajo condiciones variables y en circunstancias
específicas. Los puntos de vista de contingencia
están finalmente dirigidos a sugerir los diseños de
organización y las acciones
administrativas mas adecuadas a situaciones
específicas.
Norma CVG Excelencia de Gestión.
Antecedentes.
Una vez que Japón
fue devastado por la guerra, uno de
los primeros pasos fue adoptar las prácticas para mejorar
la calidad de sus
productos y como estrategia acertada instituyó el premio
Deming, en
reconocimiento a su ayuda a los primeros logros obtenidos por la
aplicación de las técnicas estadísticas en el control de
calidad industrial.
Desde entonces, la implantación de esas técnicas
fue usada por toda la industria
Japonesa, incluyendo y desarrollando a partir de ella el concepto
de Control De Calidad Total,
obteniendo grandes resultados y atrayendo la atención de muchas partes del mundo.
Hoy en día, y desde sus primeros años, es un honor
optar por el premio Deming, no
solo por el prestigio de este galardón, sino por los
grandes beneficios que se obtienen con las mejoras internas al
implantar el Control Total de la Calidad.
En años recientes, compañías fuera de
Japón
comenzaron a mostrar interés en
optar por el
Premio, dándose oportunidad para ello. La primera en
obtener el premio en Estados Unidos
fue la Florida Power And Lithg, quien alcanzó resultados
extraordinarios.
Motivados por este hecho, fue propuesto a la Presidencia de
Estados Unidos
establecer un premio similar al Deming, instaurándose el
premio nacional de calidad Malcolm Baldrige. En 1987.
Después de este suceso, son muchas las empresas que han
alcanzado el privilegio de ganar el premio, obteniendo todas
ellas excelentes resultados.
Inspirados por estos antecedentes y con miras a lograr un
desempeño superior y sostenido de las
empresas de la CVG dentro de un proceso de mejoramiento continuo,
se ha planteado establecer la Norma CVG, con el enfoque de la
Norma Malcom Baldrigue.
Objetivos.
1. Dotar a la CVG y sus empresas de un modelo de gestión
orientado al desarrollo de
una cultura de
mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia.
2. Crear condiciones que permitan la mejora continua de CVG y sus
empresas, impulsando procesos capaces de convertirlas en empresas
altamente competitivas.
- Focalizar los aspectos de la organización que
le permitan altos niveles de desempeño y su
proyección hacia el futuro.
La Norma CVG Excelencia de Gestión comprende
nueve criterios básicos para su aplicación, los
mismos se explican muy detalladamente a
continuación:
- Filosofía de Gestión: Es el corazón
de la organización y envuelve a todos los diferentes
elementos de la misma. Se precisan los valores
y principios
guías que la organización quiere impulsar como
cultura y lo
que finalmente quiere que la gente adopte como forma de vida.
Se requiere la identificación y el alto compromiso de
sus lideres con la misma. La CVG, plantea dentro de sus
principios y valores: El
Humanismo, la
participación, la ética,
la honestidad,
la responsabilidad, el respeto, el
compromiso y la competitividad. También se examina la
claridad en la definición de la Visión y Misión. - Planificación Estratégica: La empresa debe
determinar la dirección del negocio y desarrollar
estrategias y
planes de acción que apoyen esa dirección. Cuando
se realizan planes se debe tomar en cuenta, Las necesidades de
los clientes, el
mercado, las oportunidades y amenazas del entorno, las
fortalezas y debilidades del negocio.
Este aspecto analiza también como se asignan y
despliegan los planes y como se evalúa su
cumplimiento.
- Focalización en el mercado y los clientes: Este
criterio examina como la empresa adquiere y utiliza el
conocimiento de los clientes y del mercado donde opera para
mejorar continuamente su desempeño, evaluando de las
necesidades de los clientes y anticipando cambios en su
ambiente competitivo para responder a los requerimientos e
innovar con sus productos y servicios. - Información y análisis: Este aspecto establece la
necesidad de seleccionar y analizar la información. De
igual forma se debe contar con un sistema de indicadores
para controlar y mejorar el desempeño de la
gestión y también establece el uso de referencias
comparativas para fijar metas y definir los niveles que deben
alcanzar los resultados. - Recursos Humanos: Examina las estrategias que
las empresa utiliza para desarrollar el potencial de sus
trabajadores. Además establece la necesidad de crear un
sistema de trabajo propicio para el alto desempeño, la
participación y el crecimiento personal. - Gerencia de procesos: Tiene por objeto controlar y
mejorar los procesos para superar las expectativas de los
clientes y alcanzar un alto rendimiento, de este criterio se
desprende la Metodología de Mejoramiento Continuo y la
misma la podemos conceptualizar, como una "metodologia aplicada
a los procesos de la organización con la finalidad de
lograr un constante crecimiento de los niveles de
desempeño" y comprende siete aspecto para su
aplicación en los procesos de las organizaciones como
son: 1) Selección del problema u oportunidad de
mejora, 2) subdivisión y cuantificación de la
oportunidad de mejora, 3) análisis de causas, 4)
establecimiento del nivel de desempeño exigido, 5)
definir y programar soluciones,
6) verificar las soluciones y 7) acciones de
garantía.
Autor:
Tahis Quintero Bonill
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